S2B 카탈로그에 없는 소프트웨어, 견적은 어떻게 받나요?

결론부터 말하면 아니에요. S2B 학교장터는 학교가 쓸 수 있는 여러 구매 경로 중 하나이지, 학교가 살 수 있는 상품의 전부를 담고 있는 목록은 아니에요. 원하는 소프트웨어를 아무리 검색해도 안 나온다면, 그 상품이 S2B에 아직 등록되지 않았을 가능성이 높아요. 이럴 때는 공급사나 구매대행사에서 정식 견적서를 받아 행정실과 계약 방식·예산 집행 가능 여부를 먼저 확인한 뒤 품의를 준비할 수 있습니다. S2B 물품번호가 없다고 해서 구매 자체가 막히는 건 아니고, 품의에 첨부하는 서류와 확인 절차가 조금 달라질 뿐이에요. 담당자 입장에서는 'S2B에 없으니 포기'가 아니라 '견적서부터 받아보자'로 다음 행동을 바꾸면 된다고 생각하면 편해요.

S2B는 공급업체가 자기 상품을 직접 등록하는 마켓플레이스 형태로 운영돼요. 그래서 목록에 있고 없고는 상품의 품질이나 인지도보다 등록 여부의 문제인 경우가 많아요. 예를 들어 국내에 정식 유통사가 없는 해외 서비스이거나, 아직 국내 학교 시장에 막 진입해 등록 절차를 밟는 중인 신생 서비스라면 검색해도 안 나올 수 있어요. 반대로 이미 여러 학교에서 쓰고 있는 소프트웨어인데도 공급사가 아직 S2B 등록을 하지 않았을 수도 있고요. 그러니 특정 상품이 S2B에 없다는 사실 하나만으로 '학교가 못 사는 상품'이라고 단정할 필요는 없어요. 다른 채널로 정식 견적을 받을 수 있는지부터 확인해보는 게 먼저예요.

방법은 간단해요. 해당 소프트웨어를 공급하는 회사나, 그 상품을 취급하는 구매대행사에 직접 연락해서 정식 견적서를 요청하면 돼요. 이때 전달할 정보는 상품명(또는 플랜명), 필요한 계정 수, 이용 기간, 학교명 정도면 충분해요. 예를 들어 저희가 취급하는 AI 구독 상품 중 아직 S2B에 등록되지 않은 것이 있다면, 자사몰 셀프 견적서 페이지에서 옵션과 수량만 골라 바로 견적서를 발급받을 수 있어요. 저희처럼 공식 총판이 아니라 학교를 대신해 구매를 진행하는 구매대행 형태의 공급사도 있으니, 담당자 이름이나 연락처를 남기면 응대해주는 경우가 많아요. 카탈로그에 없다고 문의 자체를 미룰 필요는 없고, 먼저 연락해서 견적서를 받아보는 게 다음 단계예요. 지방계약법 시행령 제30조제1항은 수의계약에 2인 이상의 견적서를 원칙으로 하되, 추정가격 2천만원 이하 물품 구매는 1인 견적서도 인정해요. 같은 항 제2호 단서는 청년창업기업·여성기업·장애인기업과 체결하는 계약이라면 그 기준을 추정가격 5천만원 이하까지 넓혀두고 있어요.

S2B로 구매할 때는 물품번호와 견적 정보가 시스템에 이미 있어서 품의가 비교적 간단해요. 하지만 카탈로그에 없는 상품은 공급사에서 받은 견적서를 직접 첨부하고, 왜 이 상품을 이 공급사에서 구매하는지 사유를 적어야 하는 경우가 많아요. 계약 방식을 수의계약으로 할지 입찰 절차를 거쳐야 할지는 학교급, 예산 규모, 교육청 지침에 따라 달라지기 때문에 여기서 특정 금액 기준을 말씀드리기는 어려워요. 정확한 기준은 학교 회계 규정과 교육청 지침에 따라 다르니, 품의를 올리기 전에 행정실에 먼저 확인하는 걸 추천해요. 견적서 한 장을 미리 받아두면 행정실에 문의할 때도 구체적인 근거를 들고 이야기할 수 있어서 대화가 빨라져요. 참고로 지방계약법 시행령 제25조제1항제5호는 나목에서 추정가격 2천만원 이하인 물품·용역 계약을, 다목에서 2천만원 초과 5천만원 이하로서 청년창업기업과 체결하는 물품·용역 계약을 수의계약이 가능한 경우로 정하고 있어요.

계약 방식이 정해지고 나면 결제와 증빙, 계정 전달로 이어져요. 예를 들어 저희 자사몰에서는 계좌이체 결제를 기본으로 하고, 학교나 기관이라면 먼저 납품받고 나중에 정산하는 후불 결제도 선택할 수 있어요. 결제 후에는 전자세금계산서를 발행해 드리고, 계정은 구독 1건당 1개씩 발급해서 담당자 대시보드에서 아이디와 만료일을 상시 확인할 수 있도록 안내해요. 다른 공급사를 통해 구매하더라도 견적서, 계약서(또는 주문서), 세금계산서를 순서대로 챙겨두면 나중에 감사나 인수인계 때 헤매지 않아요. 계정은 자동으로 갱신되지 않으니, 만료일을 어딘가에 기록해두는 습관도 함께 만들어두면 좋아요.