학교 소액수의계약, 견적서 2곳이 필요한 경우와 1곳이면 되는 경우

수의계약은 입찰 절차 없이 학교가 원하는 공급자와 바로 계약을 맺는 방식이에요. 그 중에서도 계약 금액이 일정 기준 이하인 경우를 소액수의계약이라고 불러요. 국공립 초중고와 교육청은 보통 지방계약법 체계를 따르고, 사립학교나 대학·기타 공공기관은 적용받는 규정이 다를 수 있어요. 그래서 아래 금액 기준은 지방계약법을 적용받는 경우를 기준으로 읽어주시고, 우리 학교에 그대로 적용되는지는 행정실에서 한 번 확인해두시면 좋아요. 한 가지 미리 짚어둘 게 있어요. 여기서 말하는 금액은 모두 '추정가격'이고, 추정가격은 부가가치세를 뺀 공급가액이에요. 견적서 맨 아래 합계(부가세 포함)로 기준을 따지면 실제보다 금액이 커 보여서, 되는 계약을 안 된다고 판단하게 될 수 있어요.

'견적서 2부'는 서로 다른 공급자 두 곳에서 각각 받은 견적서 한 부씩, 합쳐서 두 부를 뜻해요. 지방계약법 시행령 제30조제1항은 수의계약을 할 때 2인 이상에게 견적서를 받는 것을 원칙으로 정하고 있어요. 여러 공급자의 견적을 비교해 계약 금액이 적정한지 확인하고 그 과정을 서류로 남기라는 취지예요. 다만 같은 조항이 예외도 함께 두고 있어요. 제30조제1항제2호 본문은 추정가격 2천만원 이하인 물품의 제조·구매계약과 용역계약은 1인에게 받은 견적서로도 계약할 수 있게 하고 있어요. 그래서 '2곳'은 언제나 지켜야 하는 규칙이라기보다, 예외에 해당하지 않을 때 돌아가는 원칙에 가까워요. 우리 계약이 예외 안에 들어가는지부터 확인해보는 게 순서예요.

두 가지 경우예요. 첫째, 앞서 본 추정가격 2천만원 이하 계약이에요. 이때는 공급자가 누구든 1인 견적서로 진행할 수 있어요. 둘째, 금액이 2천만원을 넘더라도 공급자가 정책적으로 우대받는 기업이면 기준이 5천만원까지 올라가요. 지방계약법 시행령 제30조제1항제2호 단서는 청년창업기업·여성기업·장애인기업 등과 체결하는 계약은 추정가격 5천만원 이하까지 1인 견적서로 할 수 있게 정하고 있어요. 견적서 장수만이 아니라 수의계약 자체가 가능한지도 같이 맞물려요. 같은 시행령 제25조제1항제5호는 나목에서 추정가격 2천만원 이하 물품·용역 계약을, 다목에서 2천만원 초과 5천만원 이하로서 「중소기업창업 지원법」 제2조제11호에 따른 청년창업기업과 체결하는 물품의 제조·구매계약 또는 용역계약을 수의계약이 가능한 경우로 들고 있어요. 두 조항이 같은 구간에서 맞물리기 때문에, 청년창업기업과의 계약은 5천만원까지 '수의계약으로, 견적서 한 장으로' 진행할 수 있는 구조예요. 이 청년창업기업 관련 내용은 2025년 10월 1일부터 시행된 비교적 새 조항이라 아직 익숙하지 않은 경우가 있어요. 품의에 근거 조문과 공급자의 청년창업기업 확인서를 함께 붙여두면 검토가 훨씬 수월해져요.

공공기관의 나라장터(g2b) 조달 공고를 보면 '생성형 AI 서비스', 'AI 플랫폼 구매', '소프트웨어 라이선스 갱신' 같은 이름으로 구독형 서비스 계약이 올라오는 걸 볼 수 있어요. 즉 AI 구독도 물품 구매와 마찬가지로 계약 방식(수의계약·입찰 등)을 정해서 진행하는 대상이라는 뜻이에요. 학교의 AI 구독 예산도 이 흐름 안에 있어서, 금액 기준과 절차는 교육청 지침·학교 회계 규정에 따라 다르니 행정실과 확인해야 합니다. 기준 이하라도 견적 수, 비교 방식, 예외 사유는 학교별 처리 기준을 따라야 합니다. 다만 초중고 학교와 대학·공공기관이 적용받는 세부 규정이 조금씩 다를 수 있고, 몇 개월치를 한 번에 계약하는지 나눠서 계약하는지에 따라서도 총액이 달라져 기준 판단이 바뀔 수 있어요. 그래서 이번 구독의 계약 금액이 소액수의계약 범위에 들어가는지는 서비스명·기간·계정 수를 먼저 확정한 뒤 행정실과 함께 판단하는 순서를 권해요.

스쿨오더 스토어에서는 필요한 계정 수와 이용 기간을 정하면 셀프 견적서 기능으로 직인이 포함된 견적서를 바로 받을 수 있어요. 스쿨오더는 AI 서비스의 공식 총판이 아니라 학교를 대신해 구매를 진행하는 구매대행이고, 동시에 앞 문단에서 말씀드린 청년창업기업이에요. 그래서 추정가격 5천만원 이하 계약이라면 이 견적서 한 장으로 수의계약을 진행할 수 있어요. 비교 견적을 받으러 다른 곳을 더 찾아다니지 않으셔도 돼요. 정리하면 품의 전 순서는 이렇게 돼요. ① 서비스명·계정 수·기간을 확정하고 ② 셀프 견적서를 받아 공급가액이 5천만원 이하인지 확인한 뒤 ③ 견적서에 근거 조문과 청년창업기업 확인서를 함께 붙여 결재를 올리면 돼요. 추정가격이 5천만원을 넘어가면 이 특례 밖이라 계약 방법 자체를 다시 정해야 하니, 그때는 행정실과 절차를 먼저 맞춰보세요.

세 가지를 자주 놓쳐요. 첫째, 계약을 여러 번 나눠서 매번 적은 금액으로 보이게 만드는 경우예요. 1년치를 한 번에 계약하지 않고 몇 개월씩 나눠 발주하면, 정당한 사유 없이 계약을 쪼개 금액 기준을 피해가는 모양이 될 수 있어요. 기간을 나누는 이유가 실제 사용 계획이 아니라 단지 금액 기준을 낮추기 위한 것이라면 다시 검토해보는 게 안전해요. 둘째, 부가세 포함 합계로 기준을 따지는 경우예요. 기준이 되는 추정가격은 공급가액이라, 합계로 보면 실제보다 10% 커 보여서 1인 견적이 되는 계약을 안 된다고 판단하게 될 수 있어요. 셋째, 견적서를 받는 시점이 너무 늦는 경우예요. 품의 결재까지 시간이 걸리니 사용 시작일보다 여유 있게 견적서부터 준비해두는 편이 좋아요. 세 가지 모두 정확한 판단 기준은 학교 행정실이나 교육청 지침에서 다시 확인하는 걸 권해요.